Liebe Gruppenleitungen,
bei der Ministrantenromwallfahrt handelt es sich um eine Pilgerreise, die mit schönen Erlebnissen und wertvollen Begegnungen, aber auch mit zahlreichen Strapazen (lange Busfahrt, heiße Temperaturen, Schlafmangel, in einer Gruppe unterwegs sein etc.) und besonderen Herausforderungen (Großveranstaltungen und Massenunterkünfte, fremde Sprache, etc.) verbunden ist. Wir empfehlen deshalb ein Teilnahmealter von 14-30 Jahren. Der Link zur Anmeldung steht auf dieser Seite ganz unten!
Anmeldung als Gruppe
Ihr könnt euch als Gruppe für das Modul 1 Dolce Vita oder das Modul 2 Semplice anmelden. Eine Anmeldung als Gruppe ist nur durch eine volljährige mitreisende Gruppenleitung möglich.
Die Online-Anmeldung der Gruppe ist voraussichtlich ab dem 8.12. möglich und erfolgt in mehreren Schritten:
Gruppenregistrierung
Im ersten Schritt registriert ihr euch als Gruppe. Dazu werden folgende Daten benötigt:
- Gruppenname
- ungefähre Gruppengröße
- Name der Gruppenleitung
- Email-Adresse und Telefonnummer der Gruppenleitung
- Name und Adresse des Rechtsträgers
- Auswahl der Reiseform: Übernachtung mit Frühstück oder inklusive vier mal Abendessen
- an dieser Stelle wird außerdem abgefragt, ob unsere Formulare zur Aufsichtspflicht, zum Schutzkonzept und Infektionsschutz sowie die AGBs des Reiseveranstalters gelesen wurden und akzeptiert werden
- außerdem wird ein Passwort vergeben, um sich später in das sog. Vendorcenter einzuloggen
Gemeindecenter
Wenn die Gruppenregistrierung abgeschlossen ist, gelangt ihr zum Gemeindecenter. Diese Seite hat drei Funktionen:
- Anmeldelink: Ihr könnt den Link zu eurer Gruppenanmeldung kopieren und als Anmeldelink oder QR-Code direkt an die Teilnehmenden euerer Gruppe versenden oder in einer eigenen Ausschreibung abdrucken.
- Reiseoptionen: Ihr könnt die optionale Halbpension auswählen und angeben, ob ihr Unterstützung durch ein*e Romführer*in oder bei der Planung von Gruppenausflügen benötigt.
- Gruppenliste: Sobald sich ein Teilnehmender deiner Gruppe registriert, erscheint die Anmeldung bei euch im Gemeindecenter und ihr werdet aufgefordert, sie zu bestätigen. Nach der Bestätigung erscheint die Anmeldung in eurer Gruppenliste. Ihr könnt die Daten einsehen und die Liste herunterladen.
Registrierung der Teilnehmenden
Nachdem ihr als Gruppenleitung eure Gruppe registriert habt, können sich alle Mitreisenden (Gruppenleitung, Betreuungspersonen und Teilnehmer*innen) registrieren.
Das können die Mitreisenden zum einen selbst tun, indem ihr ihnen den Link zur Verfügung stellt. Oder wenn euch alle Daten und Einverständnisse vorliegen, könnt ihr diese Registrierung aller Mitreisenden auch selbst vornehmen. Folgende Daten und Einverständnisse werden benötigt:
- Zimmerkategorie (Mehrbettzimmer oder aufpreispflichtiges Einzelzimmer)
- Name und Vorname
- Geschlecht
- Nationalität
- Geburtsdatum
- bei minderjährigen Personen: Angaben zum Erziehungsberechtigten (Name, Geschlecht, Adresse, E-Mailadresse, Handynummer)
- bei volljährigen Personen: eigene Adresse, Handynummer und E-Mailadresse
- Funktion (Teilnehmer*in/Betreuungsperson/Gruppenleitung)
- Position (ohne Position, Geistliche*r, Ordensschwester/Ordensbruder, Priester)
- Einverständnis in die AGBs und die Datenschutzerklärung des Reiseveranstalters
- Bestätigung, dass das Formblatt zur Unterrichtung des Reisenden bei einer Pauschalreise nach § 651a des Bürgerlichen Gesetzbuchs vor der Buchung zur Verfügung gestellt wurde
Nachdem die Registrierung eines Teilnehmenden abgeschickt wurde, wird eine Buchungskopie an die angegebene Emailadresse und an die Emailadresse der Gruppenleitung verschickt.
Erst nach der Bestätigung durch die Gruppenleitung erhält die angemeldete Person eine Buchungsbestätigung mit dem Zugang zum Check In.
Es ist möglich, bis zum Anmeldeschluss am 04.03.24 noch weitere Mitreisende zu registrieren.
Check In
Im Check In werden alle weiteren Daten der Teilnehmenden erfasst. Das sind die Notfallkontaktdaten, ggf. vorhandene Medikation, Angaben zu Krankheiten und Beeinträchtigungen und Verpflegungswünsche. Der Check In sollte zeitnah (innerhalb von 30 Tagen) nach der Registrierung erfolgen. Erst mit dem Check In ist die Anmeldung gültig.
Hinweise für die Gruppenleitung
Aufsichtspflicht
Die Gruppenleitung trägt dafür Sorge, dass die Aufsichtspflicht für minderjährige Teilnehmende durch geeignete, volljährige Betreuungspersonen sichergestellt ist.
Es wird ein Betreuungsschlüssel von 1:8 empfohlen, d. h. eine Betreuungsperson ist für acht Jugendliche/junge Erwachsene verantwortlich.
Prävention
Im Hinblick zur Prävention sexualisierter Gewalt muss darauf geachtet werden, dass eine ausgewogene Anzahl männlicher und weiblicher Betreuungspersonen für eine gemischtgeschlechtliche Gruppe zur Verfügung steht und dass die Betreuungspersonen für das Thema sexualisierte Gewalt sensibilisiert worden sind. Die Gruppenleitung und alle Betreuungspersonen verpflichten sich im Rahmen der Umsetzung des Bundeskinderschutzgesetzes, ein gemäß den gesetzlichen Vorgaben gültiges erweitertes Führungszeugnis dem kirchlichen Notar innerhalb von 4 Wochen nach Anmeldeschluss vorzulegen (sofern es nicht bereits vorliegt) und im Rahmen einer Präventionsschulung eine Verpflichtungserklärung zu unterzeichnen. (Informationen siehe Infos von A-Z, Stichwörter Bundeskinderschutzgesetz, Prävention sexualisierter Gewalt, Erweitertes Führungszeugnis, Verpflichtungserklärung, Präventionsschulungen).
Das Führungszeugnis ist zu senden an:
Kirchliches Notariat
Bischöfliches Generalvikariat Trier
Mustorstraße 2
54290 Trier
Infektionsschutzgesetz
Die Gruppenleitung hat die Informationen zum Infektionsschutzgesetz gelesen, führt eine Belehrung für alle Betreuungspersonen durch und lässt sich diese bestätigen.
Notfallkonzept
Es wird ein Notfallkonzept erarbeitet, welches allen Gruppenleitungen und Betreuungspersonen in der für sie gültigen Fassung rechtzeitig vor der Wallfahrt zugeht. Es soll als Erleichterung und Hilfe im Ernstfall dienen.
Gesamtrechnung und Reiseinformationen
Die Gruppenleitung erklärt, für die Verpflichtungen der von ihr angemeldeten Mitreisenden gegenüber dem Reiseveranstalter wie für ihre eigenen einzustehen und die vom Veranstalter erhaltenen Reiseinformationen an die von ihr angemeldeten Mitreisenden weiterzugeben. Nach der Anmeldung erhält sie eine Anmeldebestätigung mit einer Auflistung aller Mitreisenden per E-Mail. Nach dem 04. März 2024 wird für alle gemeldeten Mitreisenden eine Gesamtrechnung verschickt.